Cải tiến lề lối làm việc là một trong các nội dung của công tác cải cách hành chính của nhà nước, Trường đại học Hà Tĩnh sau gần hai năm thành lập và đi vào hoạt động tạo được những nếp làm việc khá tốt làm cho việc quản lý điều hành các hoạt động của nhà trường đạt hiệu quả cao. Tuy nhiên, hiện vẫn một số hoạt động hành chính còn trì trệ gây khó khăn cho công tác quản lý, chỉ đạo; gây phiền hà cho CBGV cũng như HSSV và nhân dân trong quá trình giải quyết công việc, những hạn chế này nếu sớm được khắc phục, thành tích đạt được còn có thể cao hơn, cụ thể:

- Việc triển khai các văn bản chỉ đạo của cấp trên chưa kịp thời thậm chí có đơn vị không triển khai thực hiện,

- Việc giải quyết một số thủ tục hành chính ở một số đơn vị chưa đúng trình tự, chức năng của đơn vị, như: sinh viên, cán bộ, nhân dân khi giải quyết các thủ tục phải trực tiếp Hiệu trưởng hoặc các Phó Hiệu trưởng, tự mang tài liệu đi đóng dấu,...

- Có nơi, có lúc thiếu sự phối kết hợp giữa các bộ phận hoặc gặp khó khăn thì đùn đẩy lên cấp trên,

- Nhiều cuộc họp quá dài, gây lãng phí thời gian tranh luận mà hiệu quả điều hành vẫn chưa được nâng lên dáng kể,

- Có những biểu hiện chấp hành chưa nghiêm các quyết định của cấp trên...

Nguyên nhân của những biểu hiện trên là do:

- Nhận thức của một bộ phận cán bộ giáo viên về cơ chế quản lý còn chưa đầy đủ, chế độ quản lý trong nhà trường là chế độ thủ trưởng, Điều lệ trường Đại học chỉ rõ:

"Giúp việc cho Hiệu trưởng có các Phó Hiệu trưởng..., Phó Hiệu trưởng giúp Hiệu trưởng điều hành các hoạt động của trường; trực tiếp phụ trách một số lĩnh vực công tác theo sự phân công của Hiệu trưởng và giải quyết các công việc do Hiệu trưởng giao. Khi giải quyết công việc được Hiệu trưởng giao, Phó Hiệu trưởng thay mặt Hiệu trưởng và chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về kết quả công việc được giao" (Điều 38);

"Giúp việc cho Trưởng phòng có các Phó Trưởng phòng..." (Điều 40);

"Giúp việc cho Trưởng khoa có các Phó Trưởng khoa..." (Điều 41);

cho nên trong quá trình quản lý, chỉ đạo, điều hành, xử lý đã bộc lộ những lúng túng vướng mắc nhất định;

- Phần lớn cán bộ quản lý của trường chưa qua đào tạo về nghiệp vụ quản lý, lại chưa đầu tư nhiều cho việc nghiên cứu tài liệu phục vụ công tác quản lý nên chưa nắm vững các quy định của Nhà nước, Trường để sử dụng trong quá trình quản lý;

- Một số cán bộ chưa thực sự đủ tầm quản lý, thiếu sâu sát thực tế, dĩ hòa vi quý, thiếu bản lĩnh khi gặp những vấn đề phức tạp...

Hướng khắc phục:

- Trong khi nhà trường chưa có điều kiện bố trí cho đội ngũ CBQL đi học nghiệp vụ thì bản thân CBQL phải tự nghiên cứu các văn bản của nhà nước, nhà trường, quy định chức năng nhiệm vụ của đơn vị mình phụ trách và các đơn vị liên quan để nắm vững phần việc nào đơn vị mình chủ trì, phần việc nào thì phối hợp, phần việc nào thì tham mưu, phần việc nào phải trực tiếp giải quyết;

- Cần phân định đúng, rõ ràng chức năng, nhiệm vụ của các chuyên viên tham mưu, giúp việc tạo cho họ kỹ năng làm việc độc lập, chủ động giải quyết công việc trong phạm vi quyền hạn của mình và biết tranh thủ ý kiến thủ trưởng đơn vị khi cần thiết, thực hiện nghiêm chế độ báo cáo trong điều hành xử lý công việc;

- Cần phải xử lý nghiêm những trường hợp làm sai quy định;

- Việc tổ chức các cuộc họp, hội nghị, hội thảo cần khoa học hơn: Trước các cuộc họp cần gửi văn bản cho các thành viên dự họp nghiên cứu để chuẩn bị ý kiến phát biểu, trong cuộc cuộc họp chủ trì chỉ nên trình bày tóm tắt những vấn đề chính, nhấn mạnh những nội dung có tầm quan trọng, những vướng mắc cần giải quyết, những công việc chính cần triển khai, không nên đọc toàn văn báo cáo.

Để thực hiện được điều này đòi hỏi:

+ Các bộ phận tham mưu phải: tập hợp tình hình, phân tích đánh giá để chuẩn bị tốt nội dung cuộc họp để người chủ trì, với vai trò vị trí của mình điều hành cuộc họp theo đúng yêu cầu đặt ra;

+ Các thành viên dự họp: phải nghiên cứu kỹ tài liệu, chuẩn bị ý kiến phát biểu đúng chủ đề, trọng tâm cuộc họp; ý kiến phát biểu phải ngắn gọn, súc tích, dễ hiểu và đi thẳng vào vấn đề cần bàn bạc trao đổi;

+ Người chủ trì cần phải: hướng được nội dung cuộc họp vào vấn đề chính cần bàn bạc, kiên quyết cắt bỏ những ý kiến lạc đề, những tranh luận lan man.

- Cấp trên cần kiên quyết từ chối những trường hợp trình vượt cấp, không đúng phần việc được phân công phụ trách hoặc không đúng thẩm quyền.

Trên đây là một vài ý kiến của cá nhân tôi, mong rằng nó sẽ đống góp phần nào vào việc xây dựng lề lối hành chính khoa học, hiện đại, nâng cao hiệu quả quản lý trong nhà trường.